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Entreprise : bien classer ses documents

Ceux qui ont essayé de tenir une comptabilité sans un bon classement des documents s'en souviennent. Pour classer les documents, la méthode est simple. Il suffit de la suivre avec un minimum de rigueur.

Pourquoi dois-je procéder au classement de mes documents comptables ?

Le classement des documents est un pré-requis indispensable à la bonne gestion d'une entreprise. Le classement des documents permet un gain de temps, au même titre que le logiciel de comptabilité. Il diminue les risques de perte de documents. En outre, le classement de documents contribue à suivre sereinement la gestion de son entreprise ainsi qu'à préserver le patrimoine de celle-ci.

Quels sont les documents comptables à classer ?

Il existe 5 grandes familles de documents comptables relatifs :
  • Aux clients
  • Aux fournisseurs
  • Au personnel de l'entreprise
  • A l'administration fiscale
  • A la banque et la caisse
  • Par ailleurs, le classement du courrier avec les tiers devra faire l'objet d'une attention particulière.

Comment dois-je procéder pour classer mes documents comptables ?

Le classement des documents comptables peut être fait par ordre chronologique ou alphabétique. Selon la famille de documents (documents relatifs aux clients / aux fournisseurs / au personnel / à l'administration fiscale / à la banque), vous opterez pour l'une ou l'autre de ces méthodes.

Exemple :

 
  • Pour les clients : il convient de classer les factures par ordre chronologique pour respecter la numérotation des factures
  • Pour les fournisseurs : un classement par ordre alphabétique est plus approprié.
  • Pour les bulletins de paie et les déclarations de charges sociales : il convient de les classer par mois.
  • Pour les documents fiscaux : il est préférable de la classer par type d'impôts.
  • Pour le classement des relevés de banque sera fait par ordre chronologique.
Il faudra éviter de changer de méthode de classement des documents en cours de route. Le recours à un cabinet d'expertise comptable peut contribuer à améliorer l'organisation administrative et faciliter le classement des documents.

Où doivent être classés les documents de l'entreprise ?

Compte tenu du risque de rappel en matière fiscale et sociale, les documents de l'entreprise doivent être classés de préférence dans des classeurs. Par la suite, les documents comptables doivent être conservés dans un endroit accessible seulement à certains membres du personnel afin d'éviter tout risque de vol d'informations stratégiques

Existe-t-il des solutions numériques de classement des documents ?

Le classement des documents peut être dématérialisé. Plusieurs solutions de dématérialisation des documents existent sur le marché. Toutefois, la dématérialisation de l'information ne doit pas faire oublier l'importance du classement des documents dits « papier ».

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