Vouloir tenir une comptabilité sans chercher à avoir un bon classement est une erreur aujourd’hui confirmée. Le classement des documents est quelque chose d’assez simple avec la bonne méthode.
Pourquoi classer les documents comptables?
Il est primordial pour une entreprise d’avoir un bon système de classement de ses documents comptables. Aussi efficace qu’un logiciel de comptabilité, ce système permet de faire gagner du temps. De plus, le classement des dossiers est parfaitement efficace pour éviter de perdre des documents. C’est également un moyen de faire un suivi de la gestion de l’entreprise tout en préservant le patrimoine.
Quels dossiers classer?
On distingue 5 grandes familles de dossiers comptables liés :
- Aux clients
- Aux fournisseurs
- Au personnel
- A l'administration fiscale
- A la caisse et à la banque
Il faut noter que les courriers transmis avec les tiers de l’entreprise est un autre cas de classement. Quel est le processus à suivre pour bien classer ses documents comptables? Les documents comptables peuvent être classés, soit dans l’ordre chronologique, soit par ordre alphabétique. Et vous avez le choix entre la première ou la deuxième option en fonction des familles de document, c’est-à-dire, les documents liés aux clients, aux fournisseurs, au personnel, à l'administration fiscale, à la banque. Exemple :
- Pour les clients : Les factures sont à classer chronologiquement pour suivre la numérotation des factures.
- Pour les fournisseurs : Il convient mieux d’avoir un classement alphabétique.
- Pour les bulletins de paie et les déclarations de charges sociales : Il est plus facile de les faire un classement mensuel.
- Pour les documents fiscaux : Un classement par type d'impôts s’impose.
- Pour le classement des relevés de banque: Un ordre chronologique convient mieux.
Il est recommandé de ne pas changer de méthode au cours des classements de documents. Et il est préférable de contacter un cabinet d’expertise comptable pour vous aider à optimiser votre organisation administrative et notamment pour mieux arranger votre classement.
Où est-ce qu’il faut classer les documents de l’entreprise?
Les documents de l’entreprise sont inscrits dans le risque de rappel au niveau fiscal et social. Ce qui signifie que leurs classements doivent se faire dans des classeurs. En raison des vols d’informations stratégiques qui peuvent survenir dans l’entreprise, il vaut mieux que ces documents soient sauvegardés dans un lieu accostable uniquement pour des personnels particuliers.
Le classement des documents peut-il être numérisé?
Il existe aujourd’hui des possibilités de dématérialiser le classement des documents. Le marché propose à nos jours plusieurs solutions pour obtenir un classement numérique des documents. Néanmoins, ce n’est pas parce que la dématérialisation est possible qu’il faut négliger l’importance des documents « papiers ».
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